Document management
Redazione, revisione e gestione della vostra documentazione
Cos'è
Una delle attività più richieste tra le Business Line di EPCI è sicuramente la redazione, revisione e follow-up di tutta la documentazione necessaria per lo sviluppo di ogni progetto/commessa.
Garantiamo la massima riservatezza nella gestione di tutti i documenti da processare, lavorando in conformità alle normative vigenti sulla privacy (REGOLAMENTO UE 2016/679, GDPR della Legge Italiana).
In cosa consiste
Il nostro team dedicato è in grado di supportare le esigenze dei clienti nella stesura, controllo e revisione della documentazione tecnica. Preveniamo, individuiamo e offriamo soluzioni ad eventuali problemi, garantendo il risparmio di risorse, in modo da ottimizzare le tempistiche della gestione documentale e finalizzare il progetto.
Per quanto concerne le attività di monitoraggio e gestione documentale, in particolare per le gestioni dei progetti complessi dal punto di vista numero di documenti gestiti, ci avvaliamo dei più recenti strumenti tecnologici per la creazione di “registri documentali” attivi, che permettono di monitorare il “life-cycle” di progetto e le tempistiche di risposta delle parti coinvolte. Tali registri sono personalizzabili su ogni singolo cliente e per ogni singolo progetto.
Chi se ne occupa
Tutti gli strumenti di gestione, scambio e monitoraggio documentale, sono gestiti dal nostro gruppo di Document Controller, formato e preparato non solo sulle attività tecniche e gestionali da svolgere, ma anche su specifiche richieste contrattuali.
Le risorse tecniche, che si occupano delle attività di emissione e controllo di elaborati tecnici, sono in possesso di qualifiche personali di alto profilo (III Liv. NDE, IWT, IWE, Nace/Frosio III).
Le attività
Attraverso il personale dipendente e un congruo numero di collaboratori esterni, eseguiamo le seguenti attività:
Realizzazione, review di approvazione e follow-up dei principali documenti di qualità (ITP, Welding Book, Procedure Costruttive, Procedure NDE, Procedure di test)
Realizzazione di Erection, Installation, Maintenance Data Book, sia in formato elettronico che cartaceo, inclusa la realizzazione di indici, cover, separatori di sezione e sottosezione, segnalibri
Realizzazione di Manufacturer’s Data Book, sia in formato elettronico che cartaceo, inclusa la realizzazione di indici, cover, separatori di sezione e sottosezione, segnalibri
Document Desk Expediting (vedi sezione della presentazione dedicata all’expediting)
Realizzazione di Mechanical Data Book, sia in formato elettronico che cartaceo, inclusa la realizzazione di indici, cover, separatori di sezione e sottosezione, segnalibri
Verifica dei databook del produttore
Esame della documentazione tecnica del fornitore, di procedure e schede tecniche per verificare la conformità alle specifiche del progetto e agli standard nazionali/internazionali
Oltre a queste attività il nostro team è in grado di fornire anche altri servizi, sempre strettamente legati alla gestione e verifica documentale, quali:
Expediting e sollecito richieste indici dei sub-fornitori
Archiviazione dossier fornitori una volta approvati
Controllo indici fornitori, sulla base dei documenti inviati per l’emissione in fase di richiesta (ITP + specifiche)
Split book fornitori in base alle sezioni previste nell’indice finale approvato
Controllo book fornitori sulla base dell’indice approvato e delle richieste del cliente
Assemblaggio PDF finale comprensivo di indice approvato, cover, separatori, segnalibri
Inserimento eventuali commenti su PDF (sia per gli indici che per i book) e inoltro al fornitore e/o cliente
Se richiesto, redazione book finale non in unico file, ma con indice (EXEL o PDF), con collegamenti ipertestuali che consentono l’apertura del file desiderato
Redazione indice finale per approvazione (in EXEL, WORD, PDF, su formato standard o specifico del cliente), una volta approvati o almeno definiti tutti i singoli indici dei fornitori coinvolti
Controllo dei certificati materiali (verifica eseguita sulla base della MR + relative note, MPS, ITP, specifiche di progetto)
